La compulsa de documentos es necesaria para acreditar la validez de la fotocopia de una información original. Son muchas las ocasiones en las que puede ser necesario compulsar los documentos: una entrevista de trabajo, la solicitud de una beca de estudios, la matrícula en una segunda titulación, optar a una oposición, petición de la nacionalidad, etc. De ahí, que resulte especialmente importante conocer las claves sobre el mecanismo para compulsar documentos. Lo analizamos a continuación:
¿Cómo se compulsan los documentos?
Cuando se compulsa un documento se realiza una verificación de la fotocopia de un documento original. El proceso para llevar a cabo esta acción consiste en comparar dichas fotocopia con el original, para identificar qué resulta auténtica y por tanto, no se ha modificado en ningún aspecto informativo.
En caso de que en efecto se garantice dicha validez, se procederá a compulsar la fotocopia a través de un elemento acreditativo como un sello o rúbrica que demuestre su autenticidad.
¿Qué necesito para compulsar documentos?
Para compulsar los documentos académicos o de cualquier otro tipo necesitarás de una información mínima con carácter general:
- Es necesario disponer de una fotocopia del documento original, con una calidad mínima que permita acreditar su autenticidad. Con el objetivo de evitar cualquier manipulación, en ocasiones el organismo que va a verificar el documento puede ser el encargado de realizar dicha fotocopia. Otras veces, será suficiente con aportar la fotocopia ya realizada.
- En algunos casos, puede ser necesario tener que abonar por la compulsa una cuota de tasa correspondiente, en función de la finalidad que tendrá dicho documento. Aunque podemos compulsar documentos gratis, en algunos casos es necesario el pago de la tasa.
- No olvides la importancia de presentar el documento de identificación como DNI, pasaporte… de la persona que está solicitando la compulsa, como un método de acreditación.
¿Dónde se compulsan los documentos?
El lugar donde se compulsan los documentos va a depender del tipo de trámite para el que se necesitan. Por ello, no existe un lugar único en el que hacerlo.
A continuación vamos a distinguir entre la compulsa de documentos realizados por una entidad pública o una privada.
1. Compulsa de documentos por funcionarios públicos
En trámites para instituciones públicas el proceso es diferente porque son las propias oficinas de registro las que están encargadas de realizar el cotejo y la compulsa de los documentos.
El ciudadano tan solo deberá aportar la copia y el original para que la oficina de registro se encargue de preparar la verificación. Una vez hecho esto, el funcionario devolverá el original junto a una copia validada a través de un sello o acreditación especial.
En caso de que el solicitante se encuentre en otro país, deberá acudir a las oficinas del Consulado para compulsar documentos en el extranjero, y el funcionario correspondiente se encargará de tramitar el proceso.
2. Compulsa de documentos ante una entidad privada
Para trámites de instituciones privadas, que generalmente tienen que ver con titulaciones académicas, está la opción de que sea el propio organismo el que efectúe la compulsa, realizando una copia del documento original.
Otra opción es que sea el solicitante el que realice la fotocopia para que posteriormente, la empresa que ha demandado la compulsa acredite la validez.
Hasta ahora, la compulsa de documentos era el único método eficaz para comprobar la acreditación de la copia de un original. Sin embargo, la era digital ha permitido nuevas formas y modalidades más rápidas y eficientes que los métodos tradicionales.
Tras la implantación de la ley 39/2015, el Código Seguro de Verificación (CSV) se ha convertido en uno de los comprobantes por excelencia, gracias a su claridad y facilidad de uso. Consiste en establecer un código de letras y números que funciona como elemento identificativo en la parte inferior del documento.
Este sistema facilita el proceso de compulsa, aplicando las ventajas de las nuevas tecnologías a los procesos burocráticos.